So erstellen Sie einen Webservice-Benutzer in FinanzOnline für Ihre Registrierkasse
Eine der praktischsten Entwicklungen für Unternehmer in Österreich ist die Möglichkeit, Ihre Registrierkasse direkt mit FinanzOnline zu verbinden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler bei der Übermittlung von wichtigen Daten. Die Grundlage für diese Automatisierung ist die Einrichtung eines sogenannten Webservice-Benutzers in FinanzOnline.
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen speziellen Benutzer anlegen. Es ist einfacher, als Sie vielleicht denken!
Was ist ein Webservice-Benutzer und wozu brauche ich ihn?
Ein Webservice-Benutzer ist ein spezieller Zugang zu FinanzOnline, der ausschließlich für die Kommunikation zwischen der Registrierkasse und den Systemen der Finanzverwaltung gedacht ist.
Für Ihre Registrierkasse ist dieser Zugang entscheidend, um gesetzliche Anforderungen einfach und effizient zu erfüllen.
Schritt 1: Anmeldung bei FinanzOnline
Zuerst melden Sie sich wie gewohnt mit Ihren persönlichen Zugangsdaten bei FinanzOnline an.
Schritt 2: Den richtigen Menüpunkt finden
Nach dem erfolgreichen Login gibt es zwei Wege, um zur Benutzeranlage zu gelangen. Der direkteste Weg ist speziell für Registrierkassen vorgesehen:
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu "Eingaben".
- Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt "Registrierkassen".
Schritt 3: Anlegen eines Benutzers für das Registrierkassen-Webservice
Im Menü "Registrierkassen" finden Sie die Option "Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice". Klicken Sie darauf.
Schritt 4: Benutzerdaten festlegen und sicher notieren
Nun öffnet sich die Eingabemaske für Ihren neuen Webservice-Benutzer. Hier müssen Sie zwei wichtige Informationen festlegen:
- Benutzer-Identifikation: Wählen Sie hier einen eindeutigen Namen für Ihren Webservice-Benutzer. Dieser muss zwischen 8 und 12 Zeichen lang sein und mindestens einen Buchstaben sowie eine Ziffer enthalten. Umlaute oder Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
- PIN: Vergeben Sie ein sicheres Passwort (PIN) für diesen Benutzer. Auch die PIN muss zwischen 8 und 12 Zeichen lang sein und sowohl Buchstaben als auch Ziffern enthalten.
Wichtiger Hinweis: Notieren Sie sich die Benutzer-Identifikation, die von Ihnen gewählte PIN und Ihre bereits bestehende Teilnehmer-Identifikation (diese finden Sie in Ihren Haupt-Zugangsdaten zu FinanzOnline). Diese drei Informationen benötigen Sie später, um die Verbindung in Ihrer Kassensoftware herzustellen. Aus Sicherheitsgründen kann die PIN später nicht mehr eingesehen werden.
Nachdem Sie die Daten eingegeben und die PIN wiederholt haben, klicken Sie auf "Anlegen".
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich einen Webservice-Benutzer für Ihre Registrierkasse in FinanzOnline angelegt.
Ihr Vorteil mit der Vorstieg Registrierkasse
Genau dieser eben erstellte Webservice-Benutzer ist der Schlüssel zur vollen Automatisierung Ihrer Kassenprozesse mit der Vorstieg Registrierkasse.
Indem Sie die Teilnehmer-Identifikation, die neue Benutzer-Identifikation und die dazugehörige PIN in den Einstellungen Ihrer Vorstieg Registrierkasse hinterlegen, ermöglichen Sie dem System, sicher und automatisch mit FinanzOnline zu kommunizieren.
Das bedeutet für Sie konkret:
- Automatische Anmeldung neuer Kassen: Wenn Sie einen neuen Kassenplatz mit der Vorstieg Registrierkasse in Betrieb nehmen, kann dieser automatisch bei FinanzOnline registriert werden, ohne dass Sie sich manuell einloggen und die Kassendaten eingeben müssen.
- Automatisierte Übermittlung des Jahresbelegs: Das System erstellt den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresbeleg (den Nullbeleg zum Jahresende) und sendet diesen fristgerecht und vollautomatisch an FinanzOnline. Sie müssen sich nicht mehr an die Frist bis zum 15. Februar erinnern – Ihre Kasse erledigt das für Sie.
Die Einrichtung des Webservice-Benutzers ist eine einmalige Angelegenheit, die Ihnen zukünftig viel manuellen Aufwand erspart und für eine reibungslose, gesetzeskonforme Abwicklung sorgt.